Интернет и компьютер создают широкие возможности изменения формы существующих бумажных документов на их цифровые аналоги, облегчая их хранение, обработку или совместное использование. Что именно следует понимать под электронной документацией и как ею управлять на практике? Электронный документ следует понимать как документ в цифровом виде, как текстовый, графический или другой файл.
Его можно сохранить и прочитать с помощью соответствующего программного обеспечения. Для того чтобы электронный документ, также называемый цифровым документом, был признан как таковой, он должен иметь признаки традиционного документа, то есть быть подписанным. Для этого применяется электронная подпись, выдачей которой занимается специальный удостоверяющий центр. Для придания документу юридической силы чаще всего используется усиленная квалифицированная ЭП, которая приравнивается к обычной подписи человека.
Каковы плюсы электронной документации?
Используя электронный документооборот, вы можете сократить объем бумажной документации, что способствует защите окружающей среды. Кроме того, не требуется вести дорогостоящие архивы, поддерживая соответствующие условия температуры и влажности, которые не повредят бумажные файлы. Электронная документация может быть собрана на физическом диске компьютера или на внешних серверах и защищена от несанкционированного доступа третьими лицами.
Основной эффект от внедрения электронной документации — модернизация выполнения дел.
Электронные документы постепенно внедряются в крупных компаниях. Это шаг в правильном направлении, потому что бумажные папки могут быть преобразованы в электронные документы, которые физически не будут занимать большие архивы. Кроме того, распространение такой системы обмена данными облегчает внешнюю связь офиса с гражданами, другими учреждениями и министерствами. Чиновник, имеющий доступ к системе электронного документооборота, может быстро найти нужные файлы, рассмотреть дело заявителя с доступом к необходимой информации и быстро проконсультироваться с сотрудником из другого отдела или даже другого офиса.
В свою очередь, руководитель предприятия, на котором внедрен электронный документооборот, имеет возможность следить за тем, в каком темпе и качестве выполняется работа его сотрудниками, а также контролировать весь процесс работы.
Оставить комментарий